贯彻落实《慈善法》系列专访一:

刘福清:规范档案管理标准 提升慈善组织公信力

王仁宏

2020年07月20日08:59  来源:人民网-公益频道
 

编者按:推动慈善行业标准化是贯彻落实《慈善法》与《标准化法》的重要举措和有效方式。近期,《慈善组织档案管理规范》《慈善组织项目管理规范》《公益项目三A三力评估指南》《慈善社区创建评价方法》四项团体标准集中发布。

作为国内慈善领域首批团体标准,标准的出台将对行业发展带来哪些影响?即日起,人民网公益频道推出系列专访解读,阐释标准意义,挖掘标准亮点。

 

当前,我国慈善组织的档案管理水平普遍较低,存在无可遵循、缺乏专业人才、重视程度不够等问题,导致档案制度不健全、项目资料不完整、分类归档不规范,很多有历史价值的重要信息遗失,清算时无法查证,甚至出现捐赠人无法查询捐赠财产管理使用资料等违法违规情形,一定程度上影响了慈善组织的治理水平和社会公信力,亟需制定有关标准予以规范。

为从根本上改变这种状况,促进慈善事业健康、有序发展,中国慈善联合会近日编制发布了《慈善组织档案管理规范》(以下简称《规范》)团体标准。《规范》于7月1日正式实施。

标准起草人之一、中国慈善联合会副会长兼秘书长刘福清在接受记者专访时表示,此前,国内慈善组织在档案管理方面存在标准缺失,《规范》的出台填补了国家级团体标准在这一重要领域的空白。《规范》还针对目前慈善组织档案信息化建设需求旺盛的实际情况,给出了15条规范推进信息化建设,包括建立电子文件归档与电子档案管理制度、开发云上建设电子档案管理系统等,要求采取有效措施严防电子档案信息篡改、丢失、外泄等。

中国慈善联合会副会长兼秘书长刘福清

以下为专访全文:

人民网公益:为何要制定《规范》?

刘福清:慈善组织档案是记录慈善活动、工作过程与结果的原始凭据,是服务捐赠人、受益人查询信息的基础资料,更是强化信息公开,接受政府主管部门、登记机关、审计和国家督查以及社会公众监督的重要依据。中国慈善联合会经过深入调研,并结合自身实际,认为我国慈善组织的档案管理水平普遍较低,存在无可遵循、缺乏专业人才、重视程度不够等问题,一定程度上影响了慈善组织的治理水平和社会公信力,亟需制定有关标准予以规范。为从根本上改变这种状况,进一步细化相关法律法规,规范慈善组织业务档案管理、开发和利用活动,记录慈善服务信息,丰富慈善组织档案资源,发挥档案工作对各项慈善业务的服务支撑作用,促进慈善事业健康、有序发展,中国慈善联合会编制了《慈善组织档案管理规范》团体标准。

人民网公益:《规范》出台后,预计会发挥哪些作用?

刘福清:《规范》的发布实施,是中国慈善联合会通过标准化建设提升慈善组织规范性、专业性的探索成果,也是推进《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国慈善法》和《中华人民共和国标准化法》“三法融合”的重要举措。

《规范》的制订,本着档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的精神,注重对国际采标和国内规范性文件的引用;注重对慈善法规政策的支撑;注重与相关标准规范的协调;注重慈善组织的实际运用。

目前,《规范》是国内慈善组织档案管理方面唯一的国家级团体标准,填补了目前国内慈善组织档案管理标准的空白。

人民网公益:《规范》对哪些内容进行了规定?

刘福清:《规范》共分11章,除前3章的范围、规范性引用文件、术语和定义外,主要规定了慈善组织档案的分类代码、管理原则、制度建设、收集整理、鉴定销毁、存储保管、开发利用和信息化建设要求。

在管理原则方面,《规范》确定了档案管理的真实性、规范性、安全性、准确性、实用性、便捷性等六项原则,作为慈善组织档案管理的基本遵循。

在制度建设方面,慈善组织在制定档案管理办法时,应至少包括7项规定。

一是文件归档制度:明确文件归档范围、保管期限、归档时间、归档程序、归档文件质量要求及有关措施。

二是档案鉴定制度:慈善组织应制定档案鉴定制度,明确档案鉴定工作的组织、职责、原则和方法。

三是档案保管制度:慈善组织应制定档案保管制度,明确各类档案保管条件、保管方式、档案清点检查办法、受损档案修复处置、档案进库、档案出库和库房管理要求。

四是档案统计制度:慈善组织应制定档案统计制度,明确档案统计范围、统计内容、统计频次、统计手段、统计要求和统计数据分析方法。

五是档案开发制度:慈善组织应制定档案开发制度,明确档案研究开发的方式方法和开发成果的表现形式。

六是档案利用制度:慈善组织应制定档案利用制度,明确档案提供利用的途径、查阅档案的范围权限和审批手续和档案利用要求及注意事项。

七是档案保密制度:慈善组织应制定档案保密制度,明确档案密级和档案工作人员应承担的保密责任及奖惩办法。

在收集整理方面,按照档案管理流程,在慈善组织档案收集整理阶段规范了“文件形成”“文件收集”“文件整理”“文件归档”四方面内容,尤其针对采用办公自动化或其他业务系统形成的文件资料,要求随办随归。强调归档文件材料应当为原件,电子文件已经具备电子签名、电子印章的,纸质文件不必再行实体签名、实体盖章等新要求。

此外,对于已达到保管期限的档案,慈善组织档案管理部门应本着先鉴定、再分类、后销毁的方法,定期对进行鉴定,并在鉴定结束后形成鉴定工作报告。对无保存价值的档案,应按规定予以销毁。

人民网公益:《规范》有哪些亮点?

刘福清:《规范》针对目前慈善组织档案信息化建设需求旺盛的实际情况,特别拟定了相应的规范要求。同时,在档案开发利用、存储安全等方面做出设定。

其中,《规范》给出了15条规范推进信息化建设,包括要求慈善组织应将档案信息化建设工作纳入整体规划、开展室藏传统载体档案目录数据库建设、建立电子文件归档与电子档案管理制度、开发云上建设电子档案管理系统等,同时统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作,采取有效措施严防电子档案信息篡改、丢失、外泄等。

此外,《规范》要求慈善组织应积极开展档案开发利用工作,建立健全档案开发利用制度,根据档案的密级、内容和利用方式,规定不同的利用权限、范围和审批手续,开展有关服务,发挥档案作用。慈善组织应根据行业自律公约和信息公开规定,合理公布档案有关内容,不断提升组织公信力。

人民网公益:《规范》如何推广落实?

刘福清:中国慈善联合会将通过会员内部约定采用和其他社会组织自愿采用的方式开展宣贯工作。主要通过组织专家撰写专题解读、组织编制宣贯教材并开展相关培训工作、组织部分会员单位和其他社会组织开展试点工作,并组织专家辅导和行业交流,在实践中不断完善各项团体标准。

在实施一段时间后,中慈联将在基础工作发展较为成熟的组织中推进试点工作。

(责编:王仁宏、初梓瑞)

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